Het is bijna weer zo ver. De vakantieperiode komt al voorzichtig om de hoek kijken. Een periode waar veel mensen met smart op zitten te wachten. Misschien zit je al zo lekker in de vakantiemodus, dat je je werk de laatste dagen voor je vakantie steeds meer laat liggen. Daar denk je tijdens je vakantie natuurlijk niet meer bij na, totdat je na je (welverdiende) vakantie weer aan het werk gaat… oeps. Wat een grote stapel werk! Er zijn ongetwijfeld een hoop mailtjes en taken bij gekomen in de periode dat je afwezig was. De moed zakt je al in de schoenen.
Hoe fijn zou het dan zijn om je werk uit te stellen. Al is het maar voor heel eventjes. Toch even dat rondje langs je collega’s maken om te kletsen of extra lang doen over het halen van een kopje koffie.
Maar pas op… Ondertussen wordt je achterstand alleen maar groter.
Ga dit jaar extra goed voorbereid op (zomer)vakantie, zodat je daarna weer relaxed aan het werk kan.
Hieronder mijn top 5 tips:
#1 Stel je automatisch antwoord op binnenkomende mails in
Waarschijnlijk weet je al dat je een automatisch antwoord kunt instellen op binnenkomende mails. Geef jezelf wat extra tijd na je vakantie door het automatische antwoord nog iets langer aan te laten staan. Begin je bijvoorbeeld weer op maandag met werken? Stel het automatische antwoord dan zo in dat het lijkt alsof je op woensdag weer aan het werk gaat. Zo heb je dus ruim de tijd om de mails op te pakken die tijdens je vakantie zijn binnengekomen. Je hoeft je dus niet direct op de meest recente mails te focussen. Behandel eerst de mails die de grootste prioriteit hebben.
#2 Maak een to-do lijst
Voordat je op vakantie gaat kan het handig zijn om een to-do lijstje te maken voor jou en je collega’s. Niet alle taken die jij doet zullen zij kunnen overnemen, maar ze kunnen je hierin wel ondersteunen. Bonus: je hebt gelijk inzichtelijk wat de lopende projecten zijn. Zo creëer je overzicht waar je prioriteit zou moeten liggen. Dit scheelt aan het einde van je vakantie weer voor jou.
#3 Pak eerst de kleinere mails op
Nu we toch met het onderwerp mailtjes bezig zijn… Stroomt je mailbox over na je vakantie en weet je niet waar je moet beginnen? Waarschijnlijk zakt de moed je dan al direct in de schoenen. Geen zorgen! Begin met de kleinere mails die minder tijd/aandacht van je vragen. Wanneer je er hier al een aantal van hebt kunnen wegwerken, zal je mailbox een stuk leger worden. Dat werkt natuurlijk super motiverend. Zo zul je zien dat het eigenlijk wel mee valt met de lastige casussen.
#4 Sorteer je post
Oké, dat je eerst de kleinere mails moet oppakken voordat je aan de grotere begint mag duidelijk zijn. Hetzelfde geldt voor de ongeopende post. Sorteer de binnengekomen post en maak hier verschillende stapels van. Doe je meestal niks met reclamefolders? Gooi ze dan direct weg. Het is extra handig als je alle enveloppen vast openmaakt en deze direct weggooit. Je kan dan direct zien waar je post betrekking op heeft. Door dit te doen heb je het overzichtelijk en zul je in één oogopslag zien wat voor taken je moet uitvoeren.
#5 Bewaak je tijd
Spreek een tijd met jezelf af, zodat je iets hebt om naar toe te werken. Niet al het werk hoeft op je eerste dag terug al klaar te zijn. Gun jezelf een pauze tussendoor om je hoofd weer leeg te maken.
Beloon jezelf na een aantal uren werken. Lees bijvoorbeeld een hoofdstuk uit je favoriete boek of maak een kleine wandeling. Zo zorg je ervoor dat je gemotiveerd blijft om met je werk bezig te gaan.
Goed, mocht je nog niet genoeg hebben aan bovenstaande tips, heb ik een paar bonus tips voor je:
- Blok ruim de tijd om je afspraken heen
Zo voorkom je dat je bij een vergadering wordt verwacht terwijl je eigenlijk ook bij een andere afspraak wordt verwacht op hetzelfde moment. Gun jezelf de tijd om je werkzaamheden af te krijgen. - Vraag aan je collega’s wat de belangrijkste punten zijn die je hebt gemist
Naast dat het waarschijnlijk leuk is om te horen wat voor nieuwtjes je allemaal hebt gemist, kan het ook nuttige informatie zijn. Wees er dus alert op wat je collega’s je vertellen. - Ruim je werkplek op tijdens je laatste werkdag
Zorg ervoor dat je een lege werkplek hebt aan het einde van de dag. Zo kan je de dag echt goed afsluiten en loslaten. Wanneer je na je vakantie weer aan het werk gaat, begin je dus ook met een opgeruimde werkplek. Heerlijk! Dit zorgt ervoor dat je niet gelijk in de stress schiet wanneer je weer begint met werken. - Ga na welke overleggen jij écht bij moet zijn
Deze tip geldt voor zowel vlak voor als na je vakantie. Is het geen belangrijke vergadering? Overleg dan met je collega’s of je hem voor een keertje kan overslaan. Zo heb jij extra tijd om je achterstand weg te werken. Extra fijn: terwijl het overleg aan de gang is, is het hopelijk lekker rustig op kantoor waardoor jij je extra goed kunt focussen. - Vergeet niet te genieten
Die laatste paar dagen van je vakantie, voordat je weer aan het werk gaat, ben je ongetwijfeld al bezig met die stapels werk die op je liggen te wachten. Probeer dit pas echt op te pakken wanneer je weer aan het werk bent. Probeer dus écht van je vakantie te genieten. Je hebt het nota bene verdiend.
Simone Bisschop – Office Manager bij Blue Shark
038 205 4007
Psst, heb je mijn vorige blog al gelezen? Daarin leg ik je uit waarom netwerken zo belangrijk is. Je leest hem hier.
