Wanneer mensen te horen krijgen dat er functioneringsgesprekken op de planning staan, zullen veel hiervan schrikken. Het kan natuurlijk een spannend moment zijn.
Je weet immers niet altijd wat je van zo’n gesprek kunt verwachten. Met onderstaande tips hoop ik je voor te kunnen bereiden op je functioneringsgesprek zodat je er met veel zelfvertrouwen naar toegaat!
Van te voren
Weet welke rol er van jou wordt verwacht. Het functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek waar beide partijen (werkgever en werknemer) de structuur en inhoud van het gesprek kunnen bepalen.
Het uitgangspunt is dat de werkgever en werknemer gezamenlijk aangeven wat zij van elkaar verwachten. Bij een beoordelingsgesprek is dit anders; daarbij bepaald de leidinggevende de structuur én uitkomst van het gesprek.
Weet dus dat je leidinggevende verwacht dat je zelf met punten komt om te bespreken tijdens het functioneringsgesprek.
Om je goed te kunnen voorbereiden op een functioneringsgesprek is het belangrijk om te weten wat zo’n gesprek precies inhoudt.
Een functioneringsgesprek verschilt namelijk van een beoordelingsgesprek. Tijdens een functioneringsgesprek worden zaken zoals persoonlijke inzet, sfeer en mogelijke verbeterpunten besproken.
Tevens kan je bij het functioneringsgesprek je wensen bespreken, zoals bijvoorbeeld het volgen van een opleiding. Bij een beoordelingsgesprek ligt de nadruk op de prestaties van een bepaalde periode en wordt er gekeken naar de arbeidsvoorwaarden. Houdt hier van te voren dus rekening mee.
Voordat je naar je functioneringsgesprek gaat is het belangrijk om jezelf voor te bereiden. Zaken waar jij aandacht aan wilt besteden kunnen tijdens dit gesprek worden besproken.
Maak voor jezelf een lijstje met aandachtspunten voor het functioneringsgesprek. Mocht je er behoefte aan hebben, kan je dit lijstje tijdens het gesprek erbij pakken. Dit lijstje kan je als houvast gebruiken tijdens het gesprek wanneer je bepaalde punten bent vergeten.
Maak notities
Sommige mensen vinden het prettig om tijdens het functioneringsgesprek belangrijke afspraken op te schrijven. Door dit te doen heb je gelijk alles duidelijk en weten de betrokkenen waar ze aan toe zijn.
De afspraken zijn terug te lezen, wat het hopelijk eenvoudig maakt om je ook daadwerkelijk daaraan te houden. Het is gebruikelijk dat je samen met je leidinggevende de gemaakte afspraken bespreekt tijdens een volgend functioneringsgesprek.
Aandachtspunten
Het functioneringsgesprek moet uiteraard zorgvuldig gebeuren. De medewerker en de leidinggevende moeten zich beide veilig voelen tijdens dit gesprek. Om de zorgvuldigheid te waarborgen kan je de volgende tips gebruiken:
- Geef van te voren aan welke onderwerpen je wilt bespreken
- Het kan helpen om een agenda op te stellen. Dit hoeft niet uitgebreid te zijn
- Spreek van te voren af hoeveel tijd jullie beide denken nodig te hebben voor het gesprek
- Zoals eerder genoemd; het kan helpen om aantekening te maken tijdens het gesprek
Zorg ervoor dat jullie niet gestoord kunnen worden tijdens het gesprek
Tijdens het functioneringsgesprek
Het eerste punt tijdens het functioneringsgesprek is om te kijken naar de afgelopen periode. Hier horen ook de gemaakte afspraken bij tijdens het vorige gesprek.
Ga samen na of de afspraken gerealiseerd zijn zoals ze vastgelegd werden tijdens het vorige gesprek. Mocht dit niet het geval zijn, ga dan na waarom dit niet is gebeurd.
Ga na hoe je de afgelopen periode hebt ervaren. Hierbij kan je denken aan concrete taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de wijze van het functioneren daarin.
Mocht je ergens tegen aanlopen, is dit het moment om dat kenbaar te maken. Je kan nu samen met je leidinggevende afspraken maken voor de komende periode, mocht dat nodig zijn.
Maak kenbaar hoe de samenwerking tussen jou en je collega’s is verlopen:
- Hoe lig je in de groep?
- Op welke manier heb je de samenwerking ervaren van de afgelopen periode?
- Hoe ervaar je de collegialiteit onderling?
Een ander punt wat niet onbelangrijk is, maar veel mensen wel spannend vinden is het bespreken van de samenwerking tussen jou en je leidinggevende. Mochten hier knelpunten zijn, is het toch belangrijk dat je leidinggevende hier vanaf weet. Door feedback te ontvangen kan je leidinggevende hopelijk er iets aan doen om de eventuele knelpunten te verbeteren. Belangrijke punten waar je over na kunt denken zijn:
- Hoe heb je de onderlinge samenwerking ervaren de afgelopen periode?
- Wat is jouw mening over je leidinggevende betreffende:
– Overleg wanneer er iets wijzigt binnen jouw werkzaamheden
– Open staan voor het ontvangen en geven van feedback
– Ondersteunen, helpen, motiveren, begrip tonen en begeleiden van jou als medewerker
Hoe denk je binnen het bedrijf over zaken zoals bijvoorbeeld veiligheid, gezondheid, personele bezetting? Ervaar je deze punten als positief of negatief? Voor jezelf kan het prettig zijn om dit kenbaar te maken. Voor je leidinggevende kan dit feedback zijn waar hij/zij iets mee kan.
De komende periode
Als jullie het tijdens het bespreken van de gemaakte afspraken het hier nog niet over hebben gehad, is dit een mooi moment om de volgende onderwerpen aan te snijden: heb je op professioneel gebied wensen, ideeën of verwachting?
Zo ja, hoe kan jouw leidinggevende jou daarin ondersteunen? Loop je ergens tegen aan, geef dan aan wat hier volgens jou verbeterd zou kunnen worden.
Maak afspraken met elkaar
Oké, nu heb je duidelijk in kaart gebracht wat je wensen en verwachting zijn voor de komende periode. Ook de aandachtspunten en eventuele taken zijn als het goed is besproken.
Welke concrete afspraken zou je aan de hand daarvan willen maken? Maak dit nu bespreekbaar met je leidinggevende.
De belangrijkste regel hierin is dat er antwoord komt op de vragen: wie, wat, wanneer en hoe. Om het helemaal overzichtelijk te maken, kan je een POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) opstellen. Een onderdeel hiervan is om je doelen SMART te noteren.
Een SMART doel houdt in:
– Specifiek
– Meetbaar
– Acceptabel
– Realistisch
– Tijdgebonden
Voor het maken van afspraken is het handig om onderscheid te maken tussen de korte en lange termijnacties.
De afspraken die op korte termijn vervuld kunnen, hebben kleinere stappen nodig. Wat kan je in bijvoorbeeld de komende week of maand al realiseren?
Zijn er acties die langer de tijd nodig hebben voordat ze gerealiseerd kunnen worden? Dan wordt dit een afspraak voor de lange termijn. Vraag jezelf af wat je over een jaar graag anders zou willen zien binnen het bedrijf.
Maak een mooi doel om de komende periode naartoe te werken. Het is belangrijk om de voortgang van je doelen regelmatig te bespreken met je leidinggevende. Hier help je elkaar namelijk enorm mee.
Alles duidelijk?
Ik hoop dat je veel gehad aan bovenstaande tips en informatie. Mocht je toe zijn aan je functioneringsgesprek; succes!
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen voor mij? Neem gerust contact met mij op via (038) 205 4007
