We zijn tegenwoordig steeds drukker en onze agenda’s stromen soms over. Dit kan stress met zich meebrengen. Het belang van handig agendabeheer neemt hierdoor steeds sneller toe.
Zorg ervoor dat je agenda in één opslag overzichtelijk is. Het overzicht bewaren is een kwaliteit die ik vol trots bezit, dus hier help ik je graag bij!
De basis: wat moet sowieso in je agenda staan?
Bij iedere agenda afspraak is het belangrijk dat je in ieder geval de volgende zaken noteert:
- Datum, tijd en locatie
- Aanwezigen
- Doel van de afspraak/agenda
- Ondersteunende documenten
- Soort afspraak (skype, face-to-face, etc..)
Nou ga ik ervanuit dat bovenstaande punten geen verrassing voor je zijn en je dit al noteert. Maar, er is natuurlijk meer wat je niet kunt missen in je agenda:
Werkafspraken met anderen en vergaderingen
Deze afspraken zijn tijdsgebonden en zijn dus onmisbaar in je agenda. Door dit allemaal te noteren is het overzichtelijk en weet je waar en hoe laat je ergens wordt verwacht, ideaal!
Terugkerende afspraken
Heb je iedere maandagochtend een vergadering? Noteer dit als een terugkerende afspraak. Zo hoef je er niet constant aan te denken om dit te verwerken in je agenda.
Houdt er wel rekening mee dat je deze afspraken niet té ver van te voren plant, want je weet niet of hier iets in gaat veranderen. Het kan helpen om terugkerende afspraken een kleuraanduiding te geven.
Reistijd
Werk je veel buiten de deur? Plan je reistijd in. Zo krijg je een realistischer beeld van de hoeveelheid tijd die je op een dag overhoudt. Er zijn veel mensen die dit vergeten te noteren en daardoor in de knoop komen met hun afspraken.
Sociale evenementen
Grote kans dat je deze afspraken niet consequent noteert in je agenda. Toch is dit handig om te doen. Denk hierbij aan afspraken met vrienden of je afspraak bij de kapper. Houdt het overzichtelijk voor jezelf door dit te noteren zodat je in één oogopslag alles duidelijk hebt.
Ochtend- en avondrituelen
Plan voor iedere ochtend en avond een halfuur tot een uur voor jezelf vrij in je agenda. In dit tijdsbestek kan je ’s ochtends lekker opstarten en ’s avonds goed de dag afsluiten.
Zo begin je je dag fris en overzichtelijk, en sluit je de werkdag ook écht af als je vrij bent. Doe in deze tijd wat jij prettig vind en wat voor jou helpt om de dag goed te beginnen te eindigen.
Kijk regelmatig in je agenda
Door regelmatig in je agenda te kijken weet je precies wat er die dag speelt en wat er van je wordt verwacht. Zo zijn er geen onverwachte afspraken waar je niet op voorbereid bent. Kijk om dezelfde reden aan het einde van de dag naar de planning voor de dag daarna. Misschien wordt je ’s ochtends vroeg wel ergens verwacht wat je anders over het hoofd had gezien.
Plan tijdsblokken in
Wanneer je een nieuwe afspraak in je agenda maakt, is het handig om deze afspraak voor minimaal 30 minuten in je agenda te zetten. Vul deze afspraken met concrete acties en taken die je dan moet doen.
Noteer in je agenda wanneer je iemand moet bellen, maar ook wanneer je pauze moet houden. Wanneer je je pauze inplant is de kans groter dat je echt even pauze neemt. Gebruik deze tijd voor jezelf. Dus ga naar buiten en wandel een stukje, of lees een hoofdstuk uit dat leuke boek.
Noteer alle afspraken
Dit geldt voor werk en privé. Natuurlijk, voor je werkafspraken is het logisch dat je de afspraken in je agenda noteert. Maar het is net zo belangrijk om je privé afspraken op te schrijven. Zo heb je snel alles overzichtelijk en maak je geen dubbele afspraken.
Maak gebruik van de beschikbare functies
Als je gebruik maakt van een digitale agenda is het handig om je te verdiepen in de functies die worden aangeboden. Een goede manier om herinneringen in te stellen is de ‘hele dag’ functie. Zelf vind ik dit een erg prettig hulpmiddel om herinneringen te ontvangen. Je kan zelf kiezen na hoeveel tijd je een nieuwe herinnering ontvangt op je scherm.
Gebruik kleuraanduidingen
Om het snel overzichtelijk te hebben welke afspraak waarvoor is bedoeld, vind ik het zelf erg prettig om gebruik te maken van kleuraanduidingen. Voor privé afspraken kies je bijvoorbeeld rood en voor vergaderingen paars.
Je pauze is altijd oranje en de telefoontjes die je moet plegen zijn blauw gekleurd. Door dit langere tijd te gebruiken ga je de kleuren herkennen en is het snel overzichtelijk voor je wanneer je welke actie moet ondernemen.
Gebruik twee schermen
Als je gedurende de dag veel achter je laptop werkt, kan het prettig zijn om daar 2 schermen op aan te sluiten. Houdt op 1 scherm altijd je agenda open, zodat je deze snel kan raadplegen. Wanneer iemand vraagt wanneer je tijd hebt, hoef je je agenda niet te zoeken maar kan je er zo in kijken wanneer je plek hebt.
Deel je agenda
Mijn collega’s kunnen meekijken met de afspraken in mijn agenda en vice versa. Ik vind dit zo makkelijk! Zo weet ik precies waar iedereen is en wanneer iemand beschikbaar is om een meeting in te plannen.
Accepteer geen vage aanvragen
Elke afspraak die je in je agenda zet moet proactief en de tijd waard zijn. Jij bent de bewaker van je eigen agenda en het is jouw taak om deze zo productief mogelijk te houden. Wanneer je reageert op agenda aanvragen zou elke aanvrager jou van de reden en het doel van de afspraak moeten voorzien.
Is alles duidelijk?
Ik hoop dat ik je heb kunnen helpen met het (re)organiseren van je agenda.
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen voor mij? Neem gerust contact met mij op via (038) 205 4007
