Hi, ik ben Simone en sinds januari van dit jaar ben ik werkzaam als Office Manager bij Blue Shark. Dit is een erg veelzijdige functie waarin het belangrijk is dat er snel wordt geschakeld. Binnen deze functie ben ik verantwoordelijk voor de goede verloop van alle kantooraangelegenheden.
Als Office Manager is het onder andere mijn taak om ervoor te zorgen dat mijn collega’s hun werk voor onze klanten soepel kunnen uitvoeren. Mijn collega’s werken soms (deels) thuis waardoor het belangrijk is dat ik met iedereen goed contact houdt.
Als je eenmaal goed bent ingewerkt, ben je onmisbaar als Office Manager binnen de organisatie. Het belang van een goede Office Manager wordt dus steeds groter.
Werken als Office Manager bij een marketingbureau
Toen ik begon bij Blue Shark had ik vrijwel geen verstand van online marketing. Hierdoor kreeg ik in het begin erg veel informatie te verwerken waar ik nog geen verstand van had. Stap voor stap ben ik steeds meer gaan begrijpen van de werkzaamheden die mijn collega’s dagelijks bezighouden.
Doordat ik over de noodzakelijke informatie beschik kan ik mijn collega’s gemakkelijk assisteren waar nodig.
Het komt soms voor dat een klant vragen heeft over het contract die hij/zij aan de toegewezen Performance Marketeer stelt. De marketeer kan deze vragen niet altijd beantwoorden en vraagt daarom aan mij om dit verder met de klant op te pakken.
Door dit te doen hoeft de marketeer niet met administratieve zaken bezig te zijn en kan hij al zijn tijd besteden aan het behalen van de doelen van de klant.
Een andere taak waar ik dagelijks mee bezig ben is de facturatie. Facturen voor de klanten moeten maandelijks worden ingepland. De manier waarop je hier invulling aan kan geven hangt er natuurlijk van af wat voor software je gebruikt.
Bij het facturatiesysteem waar wij gebruik van maken is veel geautomatiseerd wat het werk eenvoudiger maakt.
Soms komt het voor dat klanten hun facturen niet op tijd betalen. Vanuit ons systeem krijgen zij daar automatisch herinneringen van.
Een herinnering vanuit ons systeem kan erg onpersoonlijk overkomen, daarom vind ik het prettig om onze klanten hier ook zelf nog een bericht over te sturen. Tijdens dit klantcontact kan je vragen of er een reden is waarom de factuur nog niet is betaald.
Ik heb gemerkt dat klanten dit simpelweg vaak zijn vergeten en de automatische herinneringen uit ons systeem over het hoofd hebben gezien.
Echter is er soms ook een reden waarom de klant niet wil betalen. Wanneer dit het geval is, is het van belang om samen tot een passende oplossing te komen. Hierbij zou je bijvoorbeeld kunnen denken aan een betalingsregeling.
Werkzaamheden
Als Office Manager bij Blue Shark verricht ik onder andere de administratieve en organisatorische werkzaamheden. Het organiseren van diverse mailboxen, post verwerken en de telefoon aannemen zijn de eerste werkzaamheden die je leert en uiteraard belangrijk zijn.
De Office Manager is toch het visitekaartje van het bedrijf waar je voor werkt, daarom is het belangrijk om een goede basis te hebben. Weet hoe je bedrijf in elkaar zit en wat er van jou wordt verwacht. Wanneer je het bedrijf en je collega’s goed hebt leren kennen, is het van belang dat je hier op gaat inspelen. Ondersteun je collega’s waar nodig. Je leert inschatten wat er van je wordt verwacht en je wordt steeds zelfstandiger binnen het bedrijf.
Met de volgende zaken hou ik mij dagelijks bezig:
- Facturatie en debiteuren beheer
- Het opmaken van overeenkomsten
- Agenda’s van mijn collega’s beheren
- Het organiseren van relatiegeschenken
- Beheer van facilitaire zaken zoals voorraadbeheer
- Het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen
- Zakelijke correspondentie: uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten
- Beheer van personele zaken waaronder een deel van de personeelsadministratie
- Zorg dragen voor een nette uitstraling van het kantoor
- Het regelen van meetings
- De (secretariële) ondersteuning van het management
- Beheren van diverse social media kanalen
Samengevat zorg ik als Office Manager er dus voor dat alle middelen die nodig zijn om te werken aanwezig zijn, doelen worden vastgesteld, de teamleden gemotiveerd zijn en het werk verdeeld wordt. Kort gezegd ben ik dus eigenlijk de spin in het web en zorg ik ervoor dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen.
Binnen mijn functie is het belangrijk om zelfstandig maar ook in teamverband te kunnen werken. Je moet op de hoogte zijn van de lopende zaken en hier goed op in kunnen spelen. Een goede Office Manager weet van aanpakken en kan goed plannen en organiseren. Je bent dagelijks bezig met het ondersteunen van je collega’s en je weet problemen te voorkomen en ze op te lossen wanneer ze zich voordoen.
Welke competenties heeft een Office Manager nodig?
Het aansturen van je collega’s
Als Office Manager ben je het algemene aanspreekpunt voor je collega’s. Zij zullen met veel vragen naar jou toe komen. Het is belangrijk dat je je collega’s zo goed en effectief mogelijk kan assisteren zodat zij hun werk foutloos kunnen doen.
Besluitvaardig zijn
Het is van groot belang dat je de knoop doorhakt bij moeilijke vraagstukken. Je bent namelijk verantwoordelijk voor de resultaten van jouw team. De ene keer zul je je collega’s erbij moeten betrekken, op andere momenten zul je zelf direct een beslissing moeten nemen. Kijk welke oplossing het beste past bij de situatie.
Dienstverlenend zijn
Je moet beheersen over een dienstverlenende houding. Zoals eerder genoemd ben jij natuurlijk het visitekaartje van het bedrijf. Zorg dat je vriendelijk bent naar klanten en contactpersonen van het bedrijf. Voor je directe collega’s werkt het ook prettig wanneer je vriendelijk over komt. Zo zullen ze je ook sneller betrekken bij lopende zaken.
Communiceren
Door op een correcte manier te communiceren weten alle betrokken partijen waar ze aan toe zijn. Noteer belangrijke zaken voor jezelf zodat je ze niet vergeet. Speel informatie door naar de juiste persoon en vraag om bevestiging.
Vakkundig zijn
Je krijgt als officemanager te maken met zaken als het inkopen van diensten of producten, het leiden van projecten en het beheren van budgetten. Je zult dus nogal wat kennis in huis moet hebben op verschillende vakgebieden. Tevens krijg je te maken met gevoelige (bedrijfs)informatie. Het is belangrijk dat je weet hoe je hier correct mee omgaat.
Is alles duidelijk?
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen voor mij? Neem gerust contact met mij op via (038) 205 4007
