Het lijkt voor buitenstaanders misschien erg eenvoudig, even notuleren bij die ene vergadering. Hier gaat echter meer voorbereiding en naslagwerk in zitten dan veel mensen denken.
Voor iedere vergadering waar je moet notuleren is het belangrijk dat je weet wat de agendapunten zijn.
Dit is belangrijk omdat jij dan precies weet wat de belangrijkste onderwerpen zijn die jij in jouw notulen verwerkt.
Er wordt tegenwoordig steeds meer digitaal genotuleerd, via een laptop of tablet. Toch hebben veel notulisten nog voorkeur voor ouderwets notuleren met pen en papier. Wat jouw voorkeur ook is, ik help je graag met een goede basis voor het notuleren.
Hopelijk heb je na het lezen van dit artikel antwoorden op de volgende vragen:
- Wat doe ik met ingewikkelde discussies waar iedereen door elkaar praat?
- Hoe moet ik reageren als iets me niet duidelijk is?
- Hoe zorg ik ervoor dat ik precies weet wat er straks in mijn notulen moet komen?
Moet je notuleren voor je manager of leidinggevende? Dan is de kans groot dat hij inhoudelijk beter op de hoogte is van de agendapunten die worden besproken tijdens de vergadering. Aan jou de taak om er een goedlopend en overzichtelijk verslag van te maken. Daar komt natuurlijk het nodige werk bij kijken. Er wordt van jou verwacht dat je beschikt over de specialistische kennis waar de vergadering over gaat en dat je dit vervolgens verwerkt in je verslag.
Het is belangrijk dat je voldoende inzicht hebt in de doelen van de vergadering. Dit zal in het begin misschien nog de nodige moeite kosten, maar geloof me: oefening baart kunst.
Help, ik moet notuleren! Waar moet ik beginnen?
Wordt er aan je gevraagd of je wil notuleren maar heb je hier (nog) geen ervaring mee? Waar moet je beginnen? Het kan zijn dat je schrikt van deze vraag en je je niet goed voorbereid voelt.
Neem voor jezelf niet te veel hooi op je vork. Begin daarom te notuleren bij een gemakkelijk en misschien kleiner overleg. Zo is het waarschijnlijk overzichtelijker voor je dan wanneer je gelijk bij een groot en heel belangrijk overleg gaat notuleren. Bouw dit stap voor stap voor jezelf op.
Zorg dat je naast de voorzitter gaat zitten. De voorzitter zit waarschijnlijk aan het hoofd van het tafel waar hij goed door iedereen te zien is. Alle deelnemers van de vergadering zullen vaak in de richting van de voorzitter praten, waardoor jij iedereen goed kan verstaan.
Mocht het voorkomen dat iets je niet helemaal duidelijk is tijdens de vergadering, kan je dit tussendoor aangeven en vragen om extra uitleg. Het is immers van groot belang dat jij jouw notulen zo goed mogelijk kan uitwerken.
Mocht je na de vergadering nog vragen hebben over bepaalde agendapunten, vraag dit dan na bij de aanwezige collega’s. Waarschijnlijk zullen zij jou graag wil helpen.
Met pen en papier of digitaal notuleren?
Denk na wat voor jou het makkelijkst werkt: notuleren met pen en papier of digitaal, dus via je laptop of tablet. Het voordeel aan pen en papier gebruiken is dat je steekwoorden kunt opschrijven. Het nadeel hieraan is, is dat het je meer tijd zou kosten om je notulen uit te werken.
Uiteindelijk heb je de notulen toch digitaal nodig. Een ander nadeel aan het notuleren met pen en papier is dat je snel moet beginnen met het uitwerken van je verslag. Door steekwoorden te gebruiken, zal je sneller vergeten wat er precies is gezegd in de vergadering.
Een nadeel van digitaal notuleren is dat je onbewust al automatisch perfect uitgewerkte zinnen wilt formuleren. Hierdoor ligt je focus meer bij je laptop of tablet dan bij de vergadering zelf.
Ga dus na wat voor jou het beste werkt.
Chaos tijdens de vergadering
Het kan voor komen dat het tijdens de vergadering erg rommelig is. Dit kan je vaak al zien in de voorbereidingen naar de vergadering toe. Wanneer er meerdere kanalen worden ingezet, zoals mail, WhatsApp, of andere communicatie platformen, kan je het overzicht verliezen. Zorg er dus voor dat de communicatie betreffende de vergadering via één platform verloopt.
Tijdens de vergadering zelf kan het ook chaotisch worden. Dit wordt door veel notulisten als vervelend ervaren. Houdt dus rekening met de struikelblokken die je tijdens een vergadering kunt ervaren. Hieronder een aantal voorbeelden van wat een vergadering chaotisch maakt:
- collega’s houden zich niet aan de agendapunten
- collega’s praten over totaal andere onderwerpen
- men praat door elkaar heen (ruis)
- de voorzitter heeft geen controle
- men komt slecht of zelfs niet tot besluiten
Als notulist is het belangrijk om het overzicht te houden. Wanneer de aanwezige deelnemers door elkaar gaan praten, is het voor jou moeilijk om het gesprek te kunnen volgen en te notuleren. Wanneer het voorkomt dat jouw collega’s door elkaar heen gaan praten, kan het geen kwaad om aan te geven dat je dit als vervelend ervaart. Het is immers voor iedereen van belang dat de vergadering zo soepel mogelijk verloopt.
De notulen uitwerken
Oké, de vergadering zit erop. Nu is het van belang dat je zo snel mogelijk jouw notulen gaat uitwerken en gaat verspreiden over je collega’s. Gebruik hiervoor de agendapunten als houvast. Door per agendapunt de acties en afspraken te benoemen is het overzichtelijk om te lezen. De gemaakte afspraken zijn gemakkelijk te vinden, wat voor jouw collega’s tijd kan besparen.
Noteer bovenaan je notulen altijd de aanwezige personen bij de vergadering. Vermeld hierbij ook wie de voorzitter is.
Voor het uitwerken van je notulen van een gewone vergadering zul je waarschijnlijk 1 uur bezig zijn. Met een gewone vergadering wordt bedoeld dat deze vergadering van te voren goed was voorbereid, er waren goede werkomstandigheden en er werd gesproken in begrijpelijke taal.
Voor een pittige vergadering zul je ongeveer 2 uur bezig zijn met het uitwerken van je notulen. Bij een pittige vergadering ben je goed voorbereid, maar begrijp je niet altijd waar je collega’s over spreken.
Houdt er rekening mee dat je je zinnen neutraal moet formuleren. Zorg ervoor dat jouw mening niet naar voren komt. Dit kan als onprofessioneel worden gezien.
Bij het afsluiten van je notulen is het belangrijk dat je vermeld dat de vergadering is gesloten. Vermeld hierin ook wat de gemaakte afspraken zijn, maar ook wanneer de volgende vergadering zal zijn.
Alles duidelijk?
Bedankt voor het lezen van mijn artikel. Ik hoop dat je wat hebt gehad aan bovenstaande tips en informatie.
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen voor mij? Neem gerust contact met mij op via (038) 205 4007
