Misschien herken je het wel: je administratie is één grote chaos. Laten we eerlijk zijn, niet iedereen zit op een berg administratie te wachten. Gelukkig ben je hierin niet de enige. Er zijn een heleboel makkelijke oplossingen voor dit bekende probleem. Door de onderstaande 3 tips te gebruiken bij het opzetten van je administratie zorg je ervoor dat deze zo efficiënt mogelijk zal zijn. Ik hoop dat ik je structuur kan aanbieden voor het inrichten van je administratie.
Eerste stap: het verzamelen
De eerste stap voor het efficiënt opzetten van je administratie bestaat uit het verzamelen van de toepasselijke documenten en papieren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de enveloppen die je nog niet hebt geopend, maar ook aan al die brieven die over je pensioenoverzicht gaan.
Ga alle kamers in je huis of kantoor bij langs en verzamel alle papieren die van toepassing zijn voor je administratie op één grote stapel. Heb je sommige delen van je administratie al verwerkt in mappen? Verzamel deze mappen dan ook bij je stapel. Zorg dus dat je alles bij elkaar hebt.
Door alle papieren en brieven op één grote stapel te verzamelen zie je hoeveel onverwerkte administratie je eigenlijk echt hebt. Hier begint het overzicht!
Wanneer je ervoor kiest om niet alles op één stapel te verzamelen, kan het zijn dat je onbewust gaat filteren. Je hebt er nu voor gekozen om aan je administratie te werken, doe het dan in één keer goed.
Tweede stap: het sorteren
Oké, je hebt nu een grote stapel met alle relevante papieren en brieven. En nu? Het kan zijn dat je dit overweldigend vindt om te zien en niet goed weet waar je moet beginnen. De stapel is nu wel erg groot en chaotisch. Maar gelukkig weten we: het moet altijd slechter worden voordat het beter wordt. Maak je dus geen zorgen, je komt er heus wel uit!
Nu is het tijd om te bepalen welke stapels je wilt gaan maken. Sorteer je stapel per categorie, dus bijvoorbeeld stapels voor:
- Huis: documenten met betrekking tot hypotheek of huur zoals huurovereenkomst
- Werk: arbeidsovereenkomst, salarisverhogingen, jaaroverzichten en salarisstrookjes
- Belastingdienst: berichten over toeslagen en aangiftebrieven
- Bank: overeenkomsten, correspondentie, algemene voorwaarden en afschriften
- Studie: diploma’s, (stage)overeenkomsten en berichten van DUO
- Auto: aankoopbewijzen en onderhoudsoverzichten
- Pensioen: jaarlijks pensioenoverzicht en overige informatie
- Verzekeringen: premies en polissen van zorgverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en overige verzekeringen
- Contracten: langdurige contracten zoals met je energieleverancier of telefoonprovider
- Garantiebewijzen: aankoop- en garantiebewijzen van apparatuur zoals laptop, telefoon of spelcomputer
- Herinneringen: persoonlijke herinneringen, krantenknipsels en foto’s.
Dit is natuurlijk een voorbeeld van hoe je je administratie zou kunnen verwerken. Zelf merk ik dat ik dit een prettige manier vind, maar dit hoeft niet voor iedereen goed te werken. Ga na wat voor jou prettig werkt.
Houdt bij het sorteren rekening met brieven waarop je nog actie moet ondernemen, zoals facturen.
Tijdens het sorteren per stapel is het belangrijk om te kijken welke papieren je echt moet bewaren en welke je kan weggooien. Als je dit per stapel hebt gedaan, kan je de documenten verwerken in een map. Waarschijnlijk kan je meerdere onderwerpen in één map bewaren, werk daarom in de mappen met tabbladen om het overzichtelijk te houden.
Derde stap: weggooien of bewaren
Als je je administratie bijhouden een vreselijke klus vindt waar je tegen op ziet, zal dit waarschijnlijk de leukste klus voor je zijn. Het weggooien van niet relevante papieren en brieven. Dat ruimt lekker op! Ga stapel per stapel bij langs om te kijken welke documenten echt belangrijk zijn om te bewaren. Mijn advies: gooi papieren niet té snel weg. Wie weet komen ze later nog van pas.
Yes, ik heb mijn administratie efficiënt opgezet, en nu?
Gun jezelf de tijd
Wanneer je een grote stapel papierwerk ziet, kan dit overweldigend zijn. Probeer om je niet te laten overdonderen door de hoeveelheid aan papier op je bureau.
Verwacht niet van jezelf dat je deze stapel papier in één keer kan wegwerken. Gun jezelf de tijd om alles te verwerken in je administratie, zodat de kans op fouten maken kleiner is. Ga stap voor stap te werk en neem voor jezelf niet teveel hooi op je vork. Onthoud wel dat het je veel rust kan brengen wanneer je de klus hebt afgerond. Doordat je de stapel papier steeds kleiner ziet worden, kan dit stress verminderend werken.
Neem een vast moment voor je administratie
Oké, je stapel vol met brieven en papieren heb je geordend en verwerkt in mappen. Super! Nu is het belangrijk om dit goed bij te houden, zodat je niet nog een keer zoveel tijd kwijt bent aan je administratie. Neem daarom een vaste dag in de week waarop je je gaat focussen op de administratie. Zo weet je van te voren dat je hier bijvoorbeeld iedere dinsdagmiddag mee bezig bent en kan je die tijd dus voor je administratie reserveren. Door op een vast moment met je administratie bezig te zijn, hoef je er de rest van de week niet aan te denken.
De bewaarplek van je mappen
Ik kan je aanraden om je mappen op een toegankelijke plek in je huis of kantoor te bewaren. Doordat je er vrijwel geen moeite voor hoeft te doen om bij je mappen te kunnen komen, zal je ze er waarschijnlijk sneller bij pakken wanneer dit nodig is. Hoe minder je hoeft te doen, hoe makkelijker het gaat en blijft gaan in de toekomst.
Alles duidelijk?
Bedankt voor het lezen van mijn artikel. Ik hoop dat je wat hebt gehad aan bovenstaande tips en informatie. Het zou super zijn als ik je heb kunnen motiveren om die grote berg papieren eindelijk eens te verwerken!
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen voor mij? Neem gerust contact met mij op via (038) 205 4007
